Документи володіють великий цінністю. Багато з них людина зберігає і використовує довгі роки, такі як свідоцтво про народження. Дбайливе ставлення подовжує термін придатності будь-яких паперів. Важливо знати, які чинники впливають на їх стан, щоб забезпечити правильні умови.
Паспорта, свідоцтва, довідки та інші папери вразливі до впливів зовнішнього середовища. Вони можуть відволожитися, промокнути, втратити читабельність, порватися або пом’ятися, якщо не дотримані основні правила зберігання. Відновлювати довідки непросто і часто дорого, тому зберігати їх необхідно акуратно. Розглянемо основні правила.
Що впливає на термін зберігання документів
- Акуратність. Довідки повинні бути в розгорнутому вигляді, поміщені в окремі кишеньки або файли. Саме від дбайливого ставлення часто залежить термін «життя». В одних, наприклад, паспорт і через 20 років як новенький, в інших через місяць підлягає заміні через ушкоджень.
- Вологість. Повітря в приміщенні не повинен бути занадто вологим, не більше 60%. Тому сховище краще розміщувати в житлових кімнатах, а не у ванній, на кухні або на лоджії.
- Температура повітря ідеально підходить кімнатна. Не варто поміщати довідки в холодні умови, оскільки, папір може замерзнути, відволожитися і, як наслідок, придбати розлучення та інші деформації.
- Чистота. У місці зберігання паперів має бути ідеально чисто, неприпустимо зберігання поблизу цвілі, павутини, комах. Будь-паразити залишають свій відбиток на паперах.
Загальні правила зберігання документів
Документи необхідно розсортувати за призначенням: сімейні, дитячі, автомобільні, на нерухомість, фінансові. Коли в сховище порядок, простіше знайти необхідні папери. Папери по кожній сфері життя рекомендується зберігати в окремій папці.
Персональні довідки краще зберігати у різних папках на кожного члена сім’ї. Кожну папку слід підписати, наприклад, «тато», «мама», «Ваня», «Маша». Якщо в сім’ї є вихованець, для нього також варто завести окрему папку.
Спочатку папки поміщають маленькі документи, наприклад, страхове свідоцтво, трудова книжка, посвідчення. Далі папери великого розміру.
Де зберігати документи
- В шафі. Можна покласти або поставити папку просто на полицю або вниз основного відділення, за умови ідеальної чистоти й сухості.
- В шухляді тумби. Висувні місця утримання не тільки зручні, але і найбільш надійні, оскільки забезпечують додатковий захист від пилу та інших зовнішніх впливів. Крім того, при необхідності в такий ящик можна врізати замок з ключем.
- На підставці для телевізора. Все залежить від її конструкції, якщо місце дозволяє, то можна. Але в цьому випадку не слід розміщувати там інші речі та папери.
- Спеціальний настільний бокс для документів з висувними ящиками. Можна підібрати будь-якого розміру, дизайну і кольору. Також такі бокси роблять на замовлення.
- На стелажі. Цей спосіб один з найбільш зручних при великій кількості папок. Можна купити готовий стелаж або зробити його самостійно.
- В сейфі. Безумовно, це самий надійний спосіб. Крім недоступності для дітей та сторонніх, документи будуть в ідеальних умовах по температурі і вологості повітря, а також по чистоті. Якщо сейф невеликий, в нього можна помістити тільки найцінніші документи.
- В банківській комірці. Можна використовувати цей спосіб для особливо цінних документів з тих, що не потрібні в повсякденному житті. Наприклад, папери на майно, акції.
Візитки і банківські картки
Необхідно в першу чергу розділити їх на ті, які використовуються часто і рідко. Так найзатребуваніші можна помістити в гаманець. Рекомендується мати великий гаманець, розміром в розгорнуту грошову купюру, в ньому є і спеціальні кишеньки для карт.
Для інших зручно використовувати спеціальну візитницю. Прибирати далеко її недоцільно, краще покласти на журнальний столик або в ящик.
Інструкції до побутових приладів
протягом життя людина здобуває велику кількість техніки, всі інструкції до неї краще містити в одному місці. В якості сховища можна використовувати звичайну взуттєву коробку або невеликий пластиковий контейнер.
Документи автомобіліста
Водійське посвідчення, паспорт транспортного засобу, автостраховка, ТО – папери, які завжди повинні бути з собою. Краще всього придбати для них спеціальний органайзер, в якому передбачені клітинки для дрібногабаритних, так і для великих паперів. Всі документи будуть під рукою, при цьому точно не помнуться і не намокнуть.
Можна зберігати ці папери також у барсетці, але ні в якому разі не в кишенях або бардачку.
Поради по зберіганню
- Пару раз на рік треба проводити ревізію документів. Прострочені закордонного паспорта та довідки можна викинути. Крім того, чеку і квитанції про оплату п’ятирічної давності також не підлягають зберіганню.
- В коробці з інструкціями можна зробити картонні розподільники і підписати, до якого пріору стосується документ. Якщо інструкцій багато, вказівники можна розташувати в алфавітному порядку. Оформлення такого сховища займе час, зате знайти необхідні папери буде легко.
- Окремі папки на кожного члена сім’ї можна об’єднати в одну велику з кільцями. У неї ж прикріпити інші пакети документів, такі як, «квартира», «здоров’я».
- Нагородні дипломи, сертифікати, грамоти, як правило, роблять із щільного паперу і картону. Їх можна просто скласти в картонну коробку формату А4, стопкою.
- Всі важливі папери потрібно зберігати в недоступному для дітей місці. Якщо дитина вирішить з ними пограти, наслідки можуть бути катастрофічними. А звинувачувати малюка в псуванні документів буде нерозумно, та й марно. Краще заздалегідь убезпечити папери, прибравши в надійне місце.
- Не варто носити з собою документи, які не використовуються. Наприклад, свідоцтво про народження дитини не потрібно кожен день. Краще зберігати його вдома в папці, при необхідності брати. Довідки, які піддаються меншому впливу, довше зберігають свій первозданний вигляд. До того ж, втратити папери, які акуратно лежать удома в папці, практично неможливо.
